1. ЗАЧЕМ НУЖНА СТРАТЕГИЧЕСКАЯ СЕССИЯ?

Самое простое слово, отвечающее на этот вопрос, звучит так: "синхронизация". Или ещё вот так, выражением: "сверить часы".

Стратегическая сессия – это рабочее мероприятие, во время которого участники вырабатывают общий взгляд на следующие вопросы:

• В какой точке мы находимся сейчас? Насколько нас это устраивает?
• Где мы хотим находиться через год? Через три? Через десять?
• Какие шаги нам кажутся целесообразными на пути из точку А в точку В?
• С какими проблемами мы сталкиваемся сейчас? Какое развитие этих проблем нам кажется наиболее вероятным?
• Какие факторы влияют на достижение целей сильнее прочих?
• Что из того, что мы делаем, самое важное…

…и так далее.

Некоторые стратегические сессии больше посвящены созданию образа успешного будущего. Некоторые – не столько тому, чтобы "создать" образ, сколько тому, чтобы "продать" его команде. Бывают стратсессии, посвящённые "расчистке площадки" под модель будущего – анализу системных проблем. Все эти прочтения имеют право на существование, и, соответственно, когда вы с коллегами говорите о том, что вам нужна стратсессия, первая синхронизация, которую вам нужно сделать – это договориться, а зачем , собственно, она вам нужна, и какой смысл вы вкладываете в это слово.

Могу сказать, чем стратсессия не является: порталом, через который вы сразу попадаете в лучший мир. Как в сказочном мультике, когда кто-то берёт план дворца, щёлкает пальцами, и дворец вырастает. Нет, в жизни кто-то берёт план дворца и выполняет работы – укладывает кирпичи, шпаклюет, красит, организует, контролирует.

Стратсессия – это создание плана. С планом - лучше, экономичнее и быстрее. Без плана вы разбазариваете ценные ресурсы и попадаете в цикл "Сизифова труда": нанимаете команду, работаете нескоординированно, деструктивно спорите, демотивируете друг друга, выгораете, меняете команду.

Конечно, для метафоры я упростила: продукт стратсессии - не просто "план", а видение, система взглядов и убеждений, пакет решений, а потом уж – дерево планов и проектов. Но, суть, я думаю, ясна: стратсессия нужна для качественного выполнения работы, а не вместо.

2. КОГО ПОЗВАТЬ НА СТРАТЕГИЧЕСКУЮ СЕССИЮ?

Может быть, только руководителей высшего звена. Может быть, топ- и миддл-менеджеров. Или и заместителей тоже. Или… всех, кто знает дело, кто толковый, - разве на стратегической сессии не пригодятся классные мозги?

На самом деле, я сейчас умышленно нарушаю последовательность, чтобы показать правильную цепочку: сначала нужно решить, что мы будем на стратегической сессии делать. Какого она будет типа (см. ниже). Сценарий – вот ключевой элемент, я бы даже сказала, приводящая мышца стратсессии.

Ответ на вопрос "кого мы туда зовём" станет очень простым, когда мы решим "что мы там делаем".

3. ЧТО ДЕЛАЮТ НА СТРАТЕГИЧЕСКОЙ СЕССИИ?

...А сценарий, в свою очередь, дело - творческое. Опять же, как проект дома: под задачу. Его составляют "под цели", "под участников", "под культуру", "под стиль управления топа". Это очень похоже на работу интерьерного дизайнера или стилиста: нет решений, "плохих" или "хороших" для всех. Нужно учитывать, кто и как будет жить в этом доме, в этом имидже и в этом мероприятии.

"Дизайн стратегических сессий" - я так и говорю. И себя называю не столько "модератором", сколько "архитектором", потому что провести мероприятие – это один пласт задач, совсем другой - выстроить его функциональную логику.
Большинство ошибок и неприятностей, большинство несбывшихся ожиданий, связаны не с модерацией, а со сценарием.

Может быть стратегическая сессия больше похожа на конференцию, с большим количеством выступлений + интерактивом в роли соединяющего "крема между коржами"? Да, конечно.

А представлять собой полностью игровое мероприятие, где участники начинают с того, что сами договариваются о целевых продуктах сессии и о ключевых вопросах для обсуждения? И так тоже можно.

Могут быть на стратсессии задания, упражнения, кейсы, элементы деловой игры? А работа со статистикой? А ввод фиксированных ограничений от собственника? Нужно говорить о маркетинге и конкурентах или о HR-бренде и корпоративной культуре? Обсуждать финансовые цели или социально значимую миссию? Декомпозировать стратегические проекты до дедлайнов и ответственных или намечать вектора и принципы прототипирования?

Ещё раз: да. Возможно всё. Но у самых разных сценариев – общий целевой результат: из зала для стратсессий участники должны выйти с лучшими показателями по "знать", "мочь", "хотеть", чем в него вошли.

• Знать – что делаем и почему.
• Мочь – понимать, как делаем, обладать для этого экспертизой и ресурсами/информацией, где взять экспертизу и ресурсы.
• Хотеть – считать что выработанный план а) имеет большие шансы на успех, б) интересный, в) классный.

…Кстати, о зале.

4. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ МОМЕНТЫ

Записывайте:

● Вам нужно подходящее помещение. Достаточно большое, чтобы в нём было комфортно работать по сценарию (да, сценарий – отправная точка для многих вопросов). Например, если вы пригласили 30 участников, и они работают в командах по шесть человек, в помещении должны стоять пять столов - не "на голове друг у друга".

● Разумеется, экран и проектор (и не забудьте проверить, чей будет ноутбук). Лучшее помещение даёт возможность ведущему сессии делать заметки и сразу выводить их на экран для общего обсуждения. Помещения с отдельными аппаратными или удалённым рабочим местом за компьютером для стратегических сессий подходят хуже.

● Вентиляция. Бывают внешне симпатичные залы с плохим проветриванием. Для стратсессии это приговор: внутри кислородного голодания голова не варит. Обратная сторона: залы, в которых холодно. Это тоже не дело, тем более, если за горячим чаем нужно идти на неблизкий кофе-пойнт.

● Флипчарт, бумага для флипчарта (минимум 25 листов на 1 день), маркеры (по одной упаковке из четырёх цветов на каждую команду; нужны именно маркеры для флипчарта, розовыми и жёлтыми маркерами для выделения текста здесь не обойтись). Флипчартов может понадобиться и больше, точный ответ на вопрос, сколько их нужно, даёт… правильно, сценарий.

● Модерационные карточки, модерационная ткань, стикеры для голосования и прочий вспомогательный инвентарь – обсуждается с фасилитатором в каждом конкретном случае.

● Вода. Не забудьте воду. Лучше больше маленьких бутылочек, чем меньше больших: люди всё равно будут терять свои бутылки, выбрасывать недопитые и брать новые.

● Чай и кофе. Не очень далеко от зала. Можно с пирогами-печеньями, но, мой вам совет, не закармливайте.

● Обед. …Есть две глобальных научных школы обедов на таких мероприятиях: школа парадного обеда и школа функционального обеда :) Сторонники школы парадного обеда считают, что вся эта затея должна быть, в том числе, мотивационной (согласна), поэтому на обеде участникам нужно предложить разного, много и сытно. Сторонники школы функционального обеда (к которым я отношу и себя) склонны рекомендовать обед приятный, но простой. Шведские столы лучше всего или набор "универсальный салат + не огромное горячее". Хотите угостить от души – сделайте это за ужином. Лучше даже за финальным ужином, если стратсессия идёт два дня. Потому что после обеда людям нужно продолжать непростую работу.

То же скажу и про алкоголь. Лучше в последний день или накануне разъезда, но тогда учитывайте это в программе. Утреннее игристое для бодрости – опасная затея. Первые тридцать минут участники будут на пике энергии, но потом работаться им будет хуже.

В общих чертах, это ключевые моменты. А, ну и карта, разумеется. Если вы проводите стратегическую сессию в новой для участников локации, пришлите им заранее карту, подробное описание маршрута, информацию по парковке и телефон для тех, кто заблудился.

РЕЗЮМЕ

На самом деле, конечно, компаниям нужна не столько "стратегическая сессия", сколько "стратегический процесс". Сессия – важный элемент процесса, но им дело не исчерпывается. Проведя сессию, нужно отслеживать движение в намеченных направлениях, оценивать прогресс; если нужно, корректироваться. Море повседневных дел бурлит, среди операционных задач легко снова потерять ответы на вопросы "Зачем это всё?" и "Что из этого – более важное?"

Мы делаем разбор вещей в шкафах, мы делаем ревизию дел и задач в голове, в блокноте – и в коллективной "голове" такой разбор, такую ревизию, тоже нужно повторять периодически.

Больше синхронизации – меньше потерь на нецелесообразные, нескоординированные действия.

Желаю вам успеха!